Организация системы хранения клиентских данных и автоматизация повторных продаж в Битрикс24

Задача: Создать удобный интерфейс для хранения информации о торговых точках, оборудовании и доступах к сервисам, а также автоматизировать процесс продления лицензий

Этап 1. Анализ и проектирование

Мы начали с онлайн-сессии с заказчиком, чтобы детально изучить текущий процесс и ожидания от будущей системы. После этого команда провела мозговой штурм и спроектировала модель хранения данных, совместимую с архитектурой Битрикс24.

В качестве основы выбрали смарт-процессы, которые позволили создать нужные типы карточек и гибко связать их между собой.

Этап 2. Реализация структуры

Мы разработали три связанные сущности:

• Торговые точки — отображают места размещения оборудования.
• Оборудование — самая детализированная карточка (тип оборудования, серийный номер, срок действия лицензии, тип лицензии и т.д.).
• Доступы к сервисам — хранение учетных данных и статусов подключений.

Из карточки компании теперь можно быстро увидеть, какие точки есть у клиента, какое оборудование к ним привязано и какие сервисы используются.

Этап 3. Автоматизация продлений лицензий

Для компании важно своевременно продлевать лицензии на оборудование. Мы реализовали систему автоматического создания сделок на продление:

• Проверка сроков лицензий выполняется автоматически.
• Исключается дублирование сделок — если несколько лицензий истекают с разницей в 3–5 дней, создается одна объединённая сделка.
• Создана отдельная воронка повторных продаж, куда попадают новые сделки при добавлении оборудования в карточку клиента.

Стадии воронки отражают оставшийся срок действия лицензий, что позволяет заранее планировать будущие продажи и прогнозировать выручку.

Этап 4. Наведение порядка в товарном каталоге

Отдельным этапом стала работа с каталогом товаров – более 1500 позиций пришлось вручную проверить, переименовать и удалить дубли.
Эта кропотливая работа была необходима, чтобы счета и сделки в новой воронке формировались автоматически с корректными товарами и ценами.

Результат

• Вся информация по клиентам стала структурированной и связанной.
• 90% ручных операций по контролю лицензий теперь выполняются автоматически.
• Продажи стали прогнозируемыми — менеджеры видят наперед, какие клиенты истекают через месяц, три или год.
• Упорядоченный каталог товаров исключил ошибки при формировании коммерческих предложений и счетов.