Рассылки с персональными кодами регистрации

Когда компания организует закрытое мероприятие, важно не только пригласить нужных гостей, но и убедиться, что на входе не окажутся незваные лица. С такой задачей к нам обратился постоянный клиент — ведущий издатель деловых СМИ Екатеринбурга и Свердловской области.

Изначально заказчик уже проводил подобные события, однако механика прошлых рассылок осталась «за кадром». Нужно было быстро проанализировать старую систему и запустить новый процесс с нуля. Сроки поджимали — старт кампании был назначен через несколько дней.

Решение

Для управления регистрациями и кодами мы выбрали Qtickets — гибкий сервис, который отлично интегрируется с Битрикс24. На сайте клиента был установлен виджет регистрации, а данные о заявках моментально передавались в CRM.

Мы реализовали:

• генерацию и привязку персональных кодов к участникам;
• подготовку таблиц и импорт базы в Битрикс24;
• настройку рассылки WhatsApp с персональными сообщениями;
• интеграцию Qtickets ↔ Битрикс24 через API;
• автоматическую выдачу билетов и ссылок на регистрацию;
• параллельную email-рассылку через DashaMail;
• подключение мобильных сканеров, чтобы при входе гостя лид воронки переводился на этап «Пришёл на мероприятие».

Важный нюанс

Отдельное внимание уделили WhatsApp. Бизнес-аккаунт и правильно оформленные шаблоны сообщений — ключ к безопасной и стабильной рассылке. Мы внедрили автоматизацию с учётом правил платформы, чтобы избежать блокировок и повысить доставляемость сообщений.

Результат

Несмотря на ограниченные сроки и отсутствие исходных данных, проект был успешно реализован.
Все приглашения доставлены, каждая регистрация отражалась в CRM, а менеджеры в реальном времени отслеживали посещаемость. Клиент не только провёл мероприятие без сбоев, но и получил расширенную базу новых лидов для дальнейшей коммуникации.

Для нас это был ценный кейс, где под давлением сроков удалось создать надежную систему с нуля — и превратить хаотичный процесс в прозрачный, автоматизированный сценарий взаимодействия с гостями.